バザー実行委員会や衛生委員会、安全委員会・・・
PTAでは色んな委員会があり、学期末には活動報告を出します。
作るのは少し面倒ですが、自分達の活動履歴の整理にもなります。
なにより「自分ってこんなに頑張ったんだな(#^.^#)」なんて一人で悦に入ったり。
そんな、PTAの委員会活動報告を出すにあたって、
分かり易い手紙を作るための文例と、作る際の注意点を紹介します。
PTAの案内・手紙の文例～委員会の活動報告～
平成３１年３月２２日
保護者各位
○○市立 青葉小学校
PTA会長 桜木涼子
安全委員会だより 平成３０年度活動報告
平成３０年度の安全委員会の活動につきまして、下記の通りご報告いたします。
４／５ 第1回安全委員会会議開催
（防犯ブザー,通学路安全確認チェックリストの配布、使い方の案内）
４／１２ 通学路の道路状況・交通量のチェック
４／１９ 防犯パトロールスタッフの選出
４／２６ 防犯パトロールスタッフ講習会
７／２４ 夏休み前 終業式での交通安全の呼びかけ
９／９ 災害時における通学路の安全確認
１０／１４ 交通安全教室開催
１２／２１ 冬休み前 終業式での交通安全の呼びかけ
３／２２ 春休み前 終業式での交通安全の呼びかけ
諸先生方、保護者の皆様、並びにボランティアスタッフの方々のご協力により、本年度も大過なく委員会活動を終えることが出来ました。この場をお借りしてお礼申し上げます。
また、安全委員会では随時、防犯パトロールにご協力いただける方を募集しております。年齢・性別は問いません。子供たちの登下校時の安全確保のため、一人でも多くの方にご協力いただけますと幸いです。
お問い合わせは、青葉小学校事務局 TEL○○〇-○○〇-○○○○まで、よろしくお願いいたします。
委員会の活動報告～作成する際のポイント～
読むのは「普通のお母さん」。略語や専門用語は要注意!!
運営委員会の活動報告を読むのは、普段PTA活動に関わっていない保護者の方がほとんど。
委員会の仲間内で使っている略語を使われても、何を言っているのか分かりません。
「部外の人に読んでもらうんだ」という意識を常に忘れずに!!
出来上がったら、一度ご家族の方に読んでもらうのもいいでしょう。
ボランティアなどはこの機会に呼びかけを
委員会だよりは、委員会の活動を部外の人に知ってもらう数少ないチャンス。
活動報告以外にも、ボランティアや寄付品の募集を呼び掛けてみましょう。
リタイアされたお年寄りなど、意外と助けてくださる方は大勢いらっしゃいます。
また、ボランティアを募る場合は連絡先も忘れずに。
３～４月といったように年度をまたいで募集する場合は、途中で役員が代わってしまいます。できれば小学校の事務局に窓口になってもらいましょう。
頭語に結語、時候の挨拶・・・意外と難しいPTAの手紙・案内文
私も自分がPTA役員になってから気づいたのですが、PTAから差し出す手紙は何かとお作法がうるさいもの。
なかには重箱の隅をつつくようなクレームを挙げてらっしゃる親御さんもいらっしゃいました(;^_^A
そうしたトラブルに巻き込まれないためにも、そしてPTA役員として気持ちよく過ごすためにも手紙がサラサラと書けるといいですよね。
この記事で伝えきれなかった細かいお作法については、こちらの記事でまとめました。
一年分の時候の挨拶や、差出人、受取人の敬称など、うっかりミスしてしまいがちなポイントも解説しています。
是非、参考にしてみてくださいね。
→PTAの案内・手紙の例文～これひとつで何でも作れるテンプレート～
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