PTAの案内・手紙の例文~これひとつで何でも作れるテンプレート~


子供の小学校などでPTA役員になると、必ず発生する仕事が手紙作り。
この記事では、どんな案内,手紙にも使えるテンプレートと、手紙を書く時のお作法、注意事項を紹介します。

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PTAの案内・手紙の例文~ひな形~

どんな案内文を作る場合であっても、基本的な部分は一緒。
とりあえず、ひな形を見てみましょう。
今回は、「夏休み中に開催されるクラシックコンサートの案内」という設定で案内文を作りました。

平成31年7月1日

PTA会員各位

○○市立 青葉小学校

PTA会長 桜木涼子

夏休み親子クラシックコンサートのお知らせ

拝啓
盛夏の候 保護者の皆様におかれましては、ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。
さて、このたびは常日ごろPTA活動において、ご協力賜っております皆様への感謝の気持ちを込めて、下記の通りクラシックコンサートを企画いたしました。
夏休み中、なにかと御忙しいことと存じますが、美しい楽器の音色で、しばし涼やかな時間を過ごしていただけたらと思います。保護者の皆様、お誘いあわせのうえ、ご参加くださいませ。

敬具

日時:平成31年8月1日(木)午後1時より

会場:○○市市民文化会館 ホールA

出演アーティスト:△△交響楽団 他

  • 出席のご連絡は、7月15日までに、PTA役員 □□まで、メールにてお願いいたします。

PTAの案内文だからこそ~作る時はここに気を付けて~

PTAの手紙を作るからといって、ことさらに構える必要はありません。
基本的にはビジネスレターの書き方と一緒。
上の案内文を基に、手紙を作るうえでのポイントを見ていきましょう。

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①.手紙の日付

文書を配布する日の日付を入れます。
(※.文書を作成した日の日付でないことに要注意!!
イベントなどの案内の場合、受け取った保護者の方の心づもりもありますから、イベント開催日の1カ月前には配っておきたいですね

②.受取人のお名前

手紙でいう宛先です。
保護者宛ですと、PTA会員各位,保護者の皆様とすることが多いです。
ちなみに、「○○様 各位」や「〇〇各位 様」とする表記はNG
「各位」という単語に敬称も含まれているので、「様」まで付ける必要はありません。

③.発信者の名前

こちらは手紙でいう差出人。
自分の所属と名前を書きます。
発信者といっても、機械的に文書を作った人の名前を記入すればいいわけではありません。
例えばPTA総会のお知らせの場合、手紙を作ったのはAさんでも、総会を招集するのは会長のBさんかもしれません。
この場合、差出人の名前はBさんとすべきです。
文章の責任者の名前を載せるようにしましょう。

④.表題(タイトル)

手紙の内容が一目で分かるようなタイトルをつけましょう。
PTAならば「○○のお知らせ」「□□のお願い」といったものが、ほとんどですね。

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⑤.頭語

手紙の書きだしです。
この後出てくる、⑩結語とセットで使います。
ちなみに、プライベートな手紙では差出人が女性の場合、「頭語と結語は必ずしも必要ない」といわれていますが、PTAの手紙の場合だと書いておく方が無難。
読み手にも真面目な手紙として受け取ってもらえます。

代表的な頭語と結語を下の表にまとめました。

頭語 結語
通常の場合

拝啓,拝呈,啓上

敬具,敬白,拝具
特に丁寧にしたい場合 謹啓,謹呈,恭啓 謹白,謹言,敬白,頓首
急ぎの用事の場合 急啓,急呈,急白 草々,早々

⑥.時候の挨拶

こちらも、あらたまった手紙で書いたりしますね。
PTAの案内文は一年に渡って出すものですから、3月から翌年2月分までを用意しておくと安心です。
下の表にもまとめたので、ご参考ください。

季節 時候の挨拶
3月
  • 早春の候
  • 春暖のみぎり
  • 桜のつぼみもほころび、次第に春らしい暖かさを感じるようになってきました
4月
  • 仲春の候
  • 春色の候
  • 花屋の店先も賑やかな今日この頃
5月
  • 晩春の候
  • 新緑の候
  • 新緑のまぶしい季節となりました
6月
  • 初夏の候
  • 梅雨の候
  • 紫陽花の花が日ごとに色を深めています
7月
  • 盛夏の候
  • 炎暑のみぎり
  • 降り注ぐ日差しがまぶしい季節です
8月
  • 晩夏の候
  • 残暑の候
  • 立秋とは名ばかりの酷暑が続いておりますが
9月
  • 初秋の候
  • 白露の候
  • 秋雨に悩まされる今日この頃
10月
  • 紅葉の候
  • 仲秋の候
  • 紅葉の葉が鮮やかに色づいてまいりました
11月
  • 晩秋の候
  • 暮秋の候
  • 夕焼けの美しい季節となりました
12月
  • 初春の候
  • 寒冷のみぎり
  • 年の瀬も押し迫ってまいりました
1月
  • 大寒の候
  • 新春の候
  • 寒さが一段と厳しくなってまいりました
2月
  • 春暖の候
  • 余寒の候
  • 立春とは名ばかりの、寒い日が続いております

頭語と同じく、こちらも状況に応じて使い分けができるといいですね。

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⑦.安否の挨拶

受取人に対する簡単な挨拶です。
こちらも、いくつかパターンを用意しておくと良いでしょう。
例文を挙げてみました。

・平素は何かとお心遣いいただき、誠にありがとうございます。
・平素は格別のご厚情にあずかり、深謝申し上げます。
・平素は並々ならぬご高配を賜り、深く感謝申し上げます。
・いつも、大変お世話になり誠にありがとうございます。
・いつもお世話になり、こころよりお礼申し上げます。
・皆様には益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。
・皆様にはますますご清祥のことと存じます。
・皆様にはますますお元気の趣、心よりお喜び申し上げます。
・皆様にはご壮健の由、心からお喜び申し上げます。
・皆様にはますます御清栄のことと承り、大慶に存じます。

⑧.起辞

ここからさきは、案内の本文。
起辞はその書き出しです。
「さて」「ところで」といった言葉を使うのが一般的。
起辞を使うことで、その後の案内が書き易くなります。

⑨.手紙・案内の本文

ここが手紙や案内文のメインパート。
読む人(ほとんどは保護者の皆さんですね)に分かってもらえるように丁寧に書きましょう。
といっても、長く書けば丁寧というわけではありません。
必要なことだけ簡潔に、基本は4W1Hで書きましょう。
(ビジネスの世界では5W1H,7W1Hと言われたりしますが、PTAの手紙レベルなら、ひとまずは4W1HでOKです)
4W1Hとは下のような意味です。

Who=誰が
What=何を
When=いつ
Where=どこで
How=どのように

4W1Hを書くといっても、単に羅列すればいいわけではありません。
必要に応じて箇条書きを使うなど、読む人にとって見やすい手紙作りを心がけましょう。

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⑩.結語

手紙のメインパートを締める言葉です。
頭語とワンセットで使います。
詳しくは⑤.頭語の表をご覧ください。

⑪.まとめ(重要事項の案内)

イベントの時間、場所、主催者などは⑨の手紙本文とは別に、こちらでまとめます。
分かり易く箇条書きにまとめましょう。

また、会費を徴収する場合は振り込み方法を、イベントの開催場所が学校以外の場所なら地図を載せてあげると親切です。

⑫.追記

こちらは、本文で伝えきれなかった、なお書き,但し書きです。
イベント会場の駐車場が少ないようでしたら「公共交通機関をご利用ください」、
冷暖房設備が故障しているようなら「恐れ入りますが防寒着をお持ちください」。
ひと言、注意事項を連絡したいときに使います。
下線を引いておくと、読み手の目に留まりやすいので親切ですね。

~最後に~PTAの案内文はどうして偉そうなの?

最後にPTAの案内,手紙を作るうえで一番重要なことを一つ。
それは、「お願いベース」で書くことです。

「PTAって、なんか偉そうだからヤダ」
私自身、PTA役員をしていた時に何度も耳にした言葉です。
手紙を準備する方としては、何度も推敲し、先生方と文面を見直し、誤植のチェックもし・・・
けれど、読んでくれた父兄の皆さんからは、ただ一言「ヤダ」と言われてしまう。
心が折れそうになったことも一度や二度ではありません。
それにしても、PTAが出す手紙が「偉そう」に見えてしまうのはどうしてでしょうか?

ひと言でいえば「PTA役員のなり手がいないから」がその理由でしょう。
私の時(今から10年近く前ですが)もそうでしたが、PTAの役員決めはババ抜きと一緒。
ときには、役員決めの懇談会に欠席した保護者が、欠席裁判で役員に「させられてしまう」こともあります。

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そんな、皆が嫌がるPTA役員。
役員になった人も、「こっちだって好きでやってるんじゃないんだから」と、中には不貞腐れ気味な方もいらっしゃいます。
「好きでやってるんじゃない(-“-;)」
「みんなが嫌がる仕事を代わりにやってあげてる(-“”-;)」
「みんな、ちょっとは私に協力してくれたっていいじゃない!!ι(`ロ´)ノ」
そうした気持ちが文面にも表れてしまうのでしょう。
そして、受け取った側からは「なんか偉そうだからヤダ」と益々敬遠されてしまう・・・
こうやって俯瞰してみると子供っぽいですが、当の本人同士は大変なんですよね(^_^;)

こんな負の連鎖を断ち切るためにも、手紙,案内文は「お願いベース」で書きましょう。
「恐れ入りますが」
「○○していただけると幸いです」
「お手数ではございますが」
こうしたクッション言葉が入っているだけでも、読む人の受け取り方は変わってきます。

そして、読む人の姿勢も大事です。
PTAの役員は、みんなが嫌がる仕事を引き受けてくれた人。
「お疲れ様」の気持ちをもって、優しく接してあげてくださいね。

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