小学校の謝恩会の案内文【例文付き】～PTA役員のための手紙の書き方～

　PTA役員をやっていると、毎年この時期にやってくる謝恩会。
　卒業式にPTA総会や新旧役員の顔合わせ・・・
　とにかく、やらなければいけないことが目白押しの３月です。

　そんな中でも焦らなくていいように。
　小学校での謝恩会の案内状の例文と、謝恩会当日のプログラムをご用意しました。

どう書けばみんな来てくれる？～案内文の例文と書くときのポイント

まずは謝恩会の案内文から

書き出しは頭語、時候の挨拶、安否の挨拶、で

　普段手紙など書きなれていないと、一番困るのが書き出しです。
　ですが、PTAの手紙の場合あまり難しく考える必要はありません。
　頭語、時候の挨拶、安否の挨拶の順番で書いていけばOKです。
　上の例文だと、
頭語…謹呈
時候の挨拶…ようやく寒さも和らいできた今日この頃
安否の挨拶…保護者の皆様におかれましては、いよいよご多幸の由、お慶び申し上げます。
　といった具合です。
　その他、２月,３月の時候の挨拶としては。

　といった具合でしょうか。
　実は、PTAから出す案内状には、これ以外にも様々なお作法があります。
詳しくはこちらをご覧ください。
→PTAの案内・手紙の例文～これひとつで何でも作れるテンプレート～

小学校　最後のイベントであることをアピール

　せっかく開催する謝恩会。
　一人でも多くの方に出席していただきたいですよね。
　そのためにも、小学校生活最後のイベントであることを強調しましょう。
　読み手の関心を引くので、出席率もアップするはず!!

「みんなで6年を振り返りましょう」という体で

　卒業式の主役が子供達なら、謝恩会の主役は先生方。当然のことではありますが、
　「これまでの先生の苦労を労わりましょう」だと敬遠する（というより億劫になる）方もいらっしゃいます。
　そこで、みんなの興味をひくようなイベントを企画しましょう。
　例文に挙げたビデオ上映会の他、合唱会や色紙贈呈などがいいでしょう。
　「みんなで6年を振り返りましょう」という体で開催すると、きっとみんなが楽しめるはずです。

連絡先は複数、返信期限は明確に

　地味ですが意外と見落としがちなのがこちら。
　特に自分たちで料理などを用意するのでなはなく、お店を利用したり出前を学校に届けてもらう場合は、事前に人数を確認しておく必要があるでしょう。
　学校以外のパーティー会場を利用する場合、当日になって突然来られない方のために会場の電話番号をお伝えしておきましょう。
この場合は、会場までの地図やキャンセル料の告知も忘れずに

何から始めたらいい？～謝恩会の準備の進め方～

何をおいても会場選び

　幹事役になったPTA役員さんが真っ先にやらなければいけないのが会場選び。
　当然ながら謝恩会は３月末に開催しますから、３月に入ってから会場選びをしていたのでは遅すぎます。
　出来れば２月中旬、２月の下旬には決めてしまいましょう。

　謝恩会の会場選びの際に押さえておくべきポイントは、人数。
　どんなに楽しい会を企画しても、参加希望者がお店に入れなければ元も子もありません。
　前年度の役員から、例年の出席人数を聞いておきましょう。

　次に考えなければいけないのが、予算。
　小学校生活最後のイベントと思うと、ついつい派手にやってしまいがち。
　けれど派手にやればいいというものではありません。
　特に謝恩会の場合、先生方とゆっくりお話しできる最後の機会でもあります。
　お葬式ムードも考えものですが、あまり騒がしいのもNGです。

　また、気を付けておきたいのが学校からの距離。
　あまりにも学校から離れていると、その学区に住んでいる保護者さんの交通費も大変です。
　また、卒業式後に児童も一緒に参加する場合、子供達だけで会場まで移動できるかも悩みの種になります。
　出来れば学校に近いところ。歩いていける範囲内から選びましょう。

　他にも、設備や食品アレルギーにも注意が必要です。
　司会者や先生方が挨拶をするときには、マイクやスピーカーが欲しくなります。
　これらが会場に無ければ、レンタルするか自分たちで持って行かないといけません。
　さらに、立食パーティー形式の場合はどんな食材が使われているかも重要です。
　事前にお店に連絡するか、当日は盛り付け皿の横に注意書きを置いておきましょう。

会の当日は何するの？謝恩会のタイムテーブル

　謝恩会当日のタイムテーブル（プログラム）といっても、取りたてて特殊なことはありません。
　ほとんどの時間は食事に充てられるからです。
　そこで司会者の一番大事な役割はタイムキーパーになります。

本番での挨拶も入念な準備を

　上のタイムテーブルのうち、司会者としての大仕事は①の開会の挨拶でしょう。
　こちらも、例文を用意しました。
　参考にしてみてくださいね。

あなたが謝恩会に招待されたときは～断るときも感謝の気持ちを添えて ～

　やってみると分かりますが、謝恩会の準備は本当に大変なもの。
　あなたが招待される場合、返信表に一言添えてあげるとPTAの役員さんからも喜ばれます。
　こちらを参考にしてみてくださいね。